Τα δημόσια νοσοκομεία δεν γνωρίζουν τα πραγματικά αποθέματα υλικών που διαθέτουν ούτε έχουν ενεργοποιήσει μηχανισμό ειδοποίησης ότι ένα είδος εξαντλείται γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε φαινόμενα ελλείψεων υλικών ή υπερεπάρκειας αυτών. Τα υλικά στις αποθήκες δεν είναι συστηματικά ταξινομημένα ανάλογα με τον κωδικό παρτίδας, το είδος, την ημερομηνία λήξης και εκτός ελάχιστων περιπτώσεων δεν υπάρχει σύστημα καταγραφής (με barcodes) των υλικών που βρίσκονται στον αποθηκευτικό χώρο, με αποτέλεσμα να είναι δύσκολη η αναζήτησή τους , η οποία γίνεται με τρόπο εμπειρικό από τον αποθηκάριο , ενώ δεν παρακολουθείται η λήξη τους . Κατά τον έλεγχο εντοπίστηκαν ποσότητες από υλικά των οποίων έχει παρέλθει η ημερομηνία λήξης και εξακολουθούν να βρίσκονται στην αποθήκη.
Ο έλεγχος του Ελεγκτικού Συνεδρίου κατέδειξε ότι τα νοσοκομεία δεν έχουν πραγματική εικόνα των αποθεμάτων υγειονομικού υλικού που διαθέτουν , κατ΄αρχάς διότι δεν παρακολουθείται ούτε το διαθέσιμο υπόλοιπο ανά είδος, σε πραγματικό χρόνο, ούτε οι αναλώσεις των υλικών στα επιμέρους τμήματα του νοσοκομείου. Κατά τον έλεγχο εντοπίστηκε περίπτωση παραγγελίας 2.000 τεμαχίων του είδους «Γάντια εξεταστικά απλά μη αποστειρωμένα» ενώ σε δεύτερο αποθηκευτικό χώρο υπήρχε απόθεμα 14.000 τεμαχίων του ιδίου είδους.
Επιπλέον δεν διενεργούνται τακτικές απογραφές κατά τη διάρκεια του έτους ώστε να διαπιστώνονται τα φυσικά αποθέματα και να ελέγχεται η σωστή καταχώρισή τους στο πληροφοριακό σύστημα. Φυσική απογραφή διενεργείται υποχρεωτικά εκ του νόμου6 μόνο στο τέλος του έτους. Κατά τη φυσική απογραφή μπορεί να διαπιστωθούν διαφορές μεταξύ του υπολοίπων ενός υλικού όπως αποτυπώνεται στη μηχανογραφική εφαρμογή και των πραγματικών αποθεμάτων του ίδιου υλικού που εντοπίζεται στις αποθήκες. Σε ένα από τα ελεγχθέντα νοσοκομεία κατά τη φυσική απογραφή εντοπίστηκαν μηδέν (0) σύριγγες και (0) ελαστικά γάντια ενώ στο σύστημα εμφανίζονταν 21.550 και 32.050 τεμάχια αντίστοιχα.
- Παρατηρήθηκε επίσης ότι στο σύστημα δεν μεταφέρονται ορθά ή δεν μεταφέρονται καθόλου τα αποθέματα της προηγούμενης χρήσης, με αποτέλεσμα οι αναγραφόμενες ποσότητες να μην είναι ακριβείς. Οι σχετικές καταστάσεις συμπληρώνονται σε μεταγενέστερο χρόνο χειρόγραφα.
- Η δυσκολία προσδιορισμού των πραγματικών αποθεμάτων οφείλεται και στο γεγονός ότι δεν υπάρχει ενιαία κωδικοποίηση των υλικών. Για το ίδιο είδος χρησιμοποιούνται περισσότεροι κωδικοί, παρά τις αντίθετες οδηγίες του Υπουργείου Υγείας .
- Το πληροφοριακό σύστημα του Νοσοκομείου δεν παρακολουθεί τις ημερομηνίες λήξης των υλικών, ενώ περαιτέρω, καίτοι υπάρχει σύστημα στο πρόγραμμα logistic παρακολούθησης των υλικών για την ημερομηνία λήξης, αυτό δεν χρησιμοποιείται.
Η διακίνηση του υλικού
Η πραγματική διακίνηση του υλικού δεν αποτυπώνεται με ακρίβεια στο πληροφοριακό σύστημα. Ιδίως στα επιμέρους τμήματα των νοσοκομείων δεν παρακολουθείται η κίνηση και διάθεση του αναλώσιμου υγειονομικού υλικού.
Σε 4 περιπτώσεις διαπιστώθηκε ότι η εισαγωγή των υλικών στο πληροφοριακό σύστημα του νοσοκομείου δεν συντελείται με την πραγματική παράδοσή τους από τον προμηθευτή στην κεντρική αποθήκη αλλά σε μεταγενέστερο χρόνο. Ειδικότερα, το υλικό εισάγεται στο πληροφοριακό σύστημα του νοσοκομείου και εμφανίζεται ως διαθέσιμο μόνο με την έκδοση του πρωτοκόλλου παραλαβής.
- Για να εκδοθεί το πρωτόκολλο παραλαβής πρέπει πρώτα να καταχωρηθεί το τιμολόγιο του προμηθευτή. Διαπιστώθηκε χρονική απόκλιση από λίγες ημέρες έως και μήνες μεταξύ της φυσικής παράδοσης των υλικών και της έκδοσης του πρωτοκόλλου παραλαβής και συνακόλουθα της εμφάνισης των υλικών ως διαθέσιμων. Το γεγονός αυτό πέραν των κινδύνων που εμφανίζει ως προς την προσήκουσα παραλαβή των υλικών, αφού το πρωτόκολλο συντάσσεται σε μεταγενέστερο χρόνο από την πραγματική παράδοση (χωρίς να γίνεται έλεγχος των υλικών), έχει ως αποτέλεσμα να μην υπάρχει αξιόπιστη εικόνα για την ποσότητα και τα είδη των υλικών που διαθέτει το νοσοκομείο. Υφίσταται κίνδυνος να παρουσιαστεί έκτακτη ανάγκη για τη χρήση ενός υλικού και αυτό να μην μπορεί να διατεθεί διότι δεν εμφανίζεται ως διαθέσιμο.
- Σε 2 περιπτώσεις διαπιστώθηκε και το αντίστροφο. Το σύστημα ενημερώνεται καθυστερημένα για τις εξαγωγές υλικών από την κεντρική αποθήκη προς τα τμήματα. Με αυτόν τον τρόπο εμφανίζονται ως διαθέσιμα υλικά τα οποία ενδεχομένως έχουν ήδη διατεθεί σε ασθενείς και αναλωθεί.