Στις αναπτυσσόμενες χώρες, η πρόσβαση στα ιατρικά αρχεία ενός ασθενούς μπορεί να καθορίσει εάν ένας τέτοιος ασθενής πρέπει να ζήσει ή να πεθάνει. Για παράδειγμα, στη Νιγηρία, πολλές παθήσεις ανθεκτικές σε πολλά φάρμακα (ελονοσία και τυφοειδής πυρετός) απαιτούν ένα σταθερό σχήμα φαρμάκων. Η θεραπεία ατόμων που ζουν με αυτές τις ασθένειες απαιτεί γιατρούς και άλλους παρόχους φροντίδας στα νοσοκομεία και σε διαφορετικά περιβάλλοντα υγειονομικής περίθαλψης να μπορούν να δουν ή να έχουν πρόσβαση στα αρχεία υγείας των ασθενών, συμπεριλαμβανομένων των εργαστηριακών αποτελεσμάτων.
Η πρόσβαση στα αρχεία ασθενών επιτρέπει στους παρόχους υγειονομικής περίθαλψης να γνωρίζουν το ιατρικό ιστορικό των ασθενών (π.χ. τον τύπο φαρμάκων ή θεραπειών που έχουν λάβει) και να καθορίζουν κατάλληλες μελλοντικές συνταγές — και οι δύο είναι πρακτικά αδύνατες χωρίς αποτελεσματικά δεδομένα για την υποστήριξη ενός Ηλεκτρονικού Συστήματος Υγείας . Οι ιατρικοί φάκελοι είναι δύσκολο να βρεθούν σε τόσες πολλές αναπτυσσόμενες χώρες. Τα λίγα νοσοκομεία με ιατρικά αρχεία αμφισβητούνται με ελλιπή, απρόσιτα και ασυνεπή δεδομένα ασθενών.
Αντίθετα, στις Ηνωμένες Πολιτείες της Αμερικής (Η.Π.Α.), όπου η υγειονομική περίθαλψη πολιτών, ακόμη και μεταναστών, λαμβάνεται σοβαρότερα υπόψη, τα ΗΜΥ έχουν προβληθεί ως η λύση και η διέξοδος του προβλήματος που σχετίζεται με τα νοσοκομειακά αρχεία των ασθενών. Το τρέχον ηλεκτρονικό αρχείο υγείας όχι μόνο αποθηκεύει σημαντικές πληροφορίες των ασθενών, αλλά βοηθά επίσης στη διαχείριση της ροής εργασιών του νοσοκομείου, καθώς σχετίζεται με την παρακολούθηση και τη διαχείριση:
- των πληροφοριών χρέωσης των ασθενών,
- των αποτελεσμάτων συνταγογράφησης/δοκιμών,
- των ραντεβού,
- και του προγραμματισμού.
Η ροή εργασιών του νοσοκομείου αναλύεται σε διαφορετικές ενότητες ανάλογα με τις επιχειρηματικές απαιτήσεις. Ενώ πολλές αναπτυσσόμενες χώρες λειτουργούν ήδη με ορισμένες ηλεκτρονικές πλατφόρμες στην υγειονομική τους περίθαλψη, οι άνθρωποι στις αγροτικές κοινότητες πιστεύουν ευρέως ότι το απόρρητο των δεδομένων των ασθενών μειώνει την εμπιστοσύνη τους στη χρήση των ΗΜΥ. Οι άνθρωποι υποθέτουν ότι οτιδήποτε είναι ηλεκτρονικό είναι λιγότερο ιδιωτικό.Είναι καλύτερο να αποθηκεύονται τα δεδομένα υγειονομικής περίθαλψης ηλεκτρονικά παρά σε έντυπα ή αρχεία αρχείων για να παρέχεται πιο εξαιρετική προστασία της ιδιωτικής ζωής.
Ωστόσο, για να προστατεύσουν και να διασφαλίσουν τους ασθενείς για το απόρρητο και την ασφάλεια των δεδομένων τους, οι κυβερνήσεις των αναπτυσσόμενων χωρών θα πρέπει να θεσπίσουν νόμους, εάν δεν έχουν ακόμη τεθεί σε ισχύ, που να απαγορεύουν στους εργαζομένους στον τομέα της υγείας ή στους ενδιαφερόμενους φορείς στον τομέα της υγείας να δημοσιεύουν αρχεία υγείας ασθενών χωρίς άδεια. Στις Ηνωμένες Πολιτείες, ο νόμος περί φορητότητας και λογοδοσίας ασφάλισης υγείας του 1996 (HIPAA) θεσπίζει εθνικά πρότυπα για την προστασία των ιατρικών αρχείων των ατόμων και άλλων πληροφοριών υγείας.
Υπάρχουν πολλά μειονεκτήματα στις εγγραφές που βασίζονται σε χαρτί. Ενώ εργαζόταν ως διοικητικός υπάλληλος στο Τμήμα Προγραμματισμού και Ανάπτυξης στο Εκπαιδευτικό Νοσοκομείο Κρατικού Πανεπιστημίου Ekiti, ο Ado-Ekiti και άλλα μέλη της ομάδας πήγαιναν από χωριό σε χωριό για να συλλέξουν χάρτινα διαγράμματα από κέντρα πρωτοβάθμιας υγείας σε όλη την πολιτεία μελέτης για να παρακολουθήσουν την τάση των ασθενειών. Δυστυχώς, είχαμε περιπτώσεις όπου τα δεδομένα που συλλέχθηκαν από αυτά τα κύρια κέντρα ήταν λανθασμένα, γεγονός που επηρέασε την ακεραιότητα των δεδομένων. Θα είχαμε αποφύγει ένα τέτοιο πρόβλημα εάν η συλλογή δεδομένων ήταν ηλεκτρονική.
Η ροή του ασθενούς είναι παραδοσιακά από την υποδοχή ή το δωμάτιο επειγόντων περιστατικών, μέχρι το σημείο ταμείου, τον σταθμό διαλογής για τη συλλογή ζωτικών σημείων και τον ιατρό. Η κίνηση και οι ασυνέπειες που σχετίζονται με τη διαδικασία θα μπορούσαν να αντιμετωπιστούν απρόσκοπτα μέσω υπολογιστών μέσω αποτελεσματικού λογισμικού ηλεκτρονικών αρχείων υγείας. Εάν αναπτυσσόμενες χώρες όπως η Νιγηρία υιοθετήσουν αυτή τη σύγχρονη τεχνολογία σε όλο τον τομέα της υγειονομικής περίθαλψης, θα βελτιώσει αυτόματα τον χρόνο αναμονής των ασθενών.