Υιοθετήστε αυτό το σύστημα για να κρατήσετε την αλληλογραφία σας οργανωμένη. Αρκεί να χωρίσετε τα έγγραφα σε τρεις κατηγορίες.
1. Μη αναγνωσμένα: Στην κατηγορία αυτή φυλάξτε τα διάφορα έγγραφα τα οποία δεν έχουν ακόμη οργανωθεί, συμπεριλαμβανομένης της αλληλογραφίας που δεν έχετε ακόμα διαβάσει, τις προσκλήσεις που έχετε λάβει, φόρμες που θέλουν συμπλήρωση κλπ. Αφαιρέστε τα έγγραφα ένα-ένα, καθορίζοντας τι χρειάζεται να γίνει γι’ αυτά.
2. Σε εκκρεμότητα. Είναι ένας τρόπος να χαρακτηρίσετε έγγραφα που βρίσκονται είτε στη διαδικασία επεξεργασίας είτε δεν μπορείτε να τα χειριστείτε αμέσως. Εάν τα βάλετε σε κάποιο συρτάρι το πιθανότερο είναι να τα ξεχάσετε, οπότε κρατήστε τα πάνω στο γραφείο. Όταν τακτοποιηθούν οι εκκρεμότητες, αρχειοθετείστε μόνο εκείνα που θα ξαναχρειαστείτε.
3. Εξερχόμενα: Ορίστε μια θέση στο γραφείο σας για τους ολοκληρωμένους στόχους, όπως π.χ. Την εξερχόμενη αλληλογραφία.