Δοκιμάστε να ενσωματώσετε μερικές από αυτές τις συμβουλές παραγωγικότητας στο καθημερινό σας πρόγραμμα. Παρακολουθήστε τι λειτουργεί και τι δεν λειτουργεί για εσάς, ώστε να μπορείτε να δημιουργήσετε ένα διαρκές σχέδιο για να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας.
9 Τρόποι που θα σας κάνουν πιο παραγωγικούς
1. Σταματήστε το multitasking. Συχνά είναι δελεαστικό να προσπαθείς να κάνεις πολλές εργασίες, ταχυδακτυλουργώντας πολλές εργάσιμες εργασίες ανά πάσα στιγμή. Αν και αυτό μπορεί να φαίνεται παραγωγικό, σπάνια παράγει τα καλύτερα αποτελέσματα. Εστιάζοντας μόνο σε μία εργασία τη φορά, θα την ολοκληρώσετε σε υψηλότερο επίπεδο και σε λιγότερο χρόνο, επιτρέποντάς σας να προχωρήσετε απρόσκοπτα στην επόμενη εργασία.
2. Βάλτε μικρούς στόχους. Μεγάλες εργασίες ή έργα μπορεί να αισθάνονται εκφοβιστικά και συχνά υπερεκτιμούμε πόσο χρόνο θα χρειαστούν για να ολοκληρωθούν. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια ώθηση προς τα εμπρός, αναλύοντας τις εργασίες σε διαχειρίσιμα ορόσημα, τα οποία δημιουργούνται μέχρι να ολοκληρωθεί το έργο σας. Για παράδειγμα, εκκαθάριση των εισερχομένων σας απαντώντας σε τέσσερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε φορά κατά τη διάρκεια της ημέρας.
3. Κάντε ένα διάλειμμα. Μπορεί να φαίνεται παράξενο να προτείνουμε διαλείμματα όταν μιλάμε για παραγωγικότητα στη δουλειά, αλλά τα τακτικά διαλείμματα στην πραγματικότητα βοηθούν στη μείωση του άγχους και στην αύξηση της παραγωγικότητας. Πολλοί χώροι εργασίας διασφαλίζουν ότι οι εργαζόμενοι κάνουν τακτικά διαλείμματα. Ωστόσο, εάν εργάζεστε από το σπίτι ή σε γραφείο που δεν παρακολουθεί τη δραστηριότητά σας, σκεφτείτε να προγραμματίσετε συχνά μικρά διαλείμματα 10/15 λεπτών. Χρησιμοποιήστε αυτό το χρόνο για να απομακρυνθείτε από τη δουλειά σας, δίνοντας τη δυνατότητα στο μυαλό σας να ξεκουραστεί και να επιστρέψει με ανανεωμένο κίνητρο και πιθανώς νέες ιδέες.
4. Ο κανόνας των πέντε λεπτών. Εάν η αναβλητικότητα είναι μεγάλη πρόκληση για εσάς, δοκιμάστε τον κανόνα των πέντε λεπτών. Υποσχόμενοι στον εαυτό σας ότι θα αφιερώσετε μόλις πέντε λεπτά σε μια εξαιρετική εργασία, εξαλείφετε πολλές από τις δικαιολογίες που σας εμποδίζουν να ξεκινήσετε. Σχεδόν ο καθένας μπορεί να αφιερώσει μόλις πέντε λεπτά για να γράψει ένα email, να ερευνήσει ένα θέμα, να ολοκληρώσει κάποια κατάθεση ή να περιγράψει μια νέα εργασία. Συχνά, μόλις τελειώσουν τα πέντε λεπτά, το κίνητρο για να συνεχίσεις παραμένει. Ακόμα κι αν προχωρήσετε σε μια άλλη παραγωγική εργασία, οι μικρές εργασίες που ολοκληρώθηκαν μέσα στα πέντε λεπτά εξακολουθούν να αντιπροσωπεύουν σημαντική συμβολή στη συνολική απόδοση σας. Όπως πάντα, είναι αυτές οι μικρές εργασίες που αναβάλλουμε περισσότερο.
5. Μπλοκάρισμα χρόνου. Η χρήση χρονικών φραγμών είναι μια καθιερωμένη και γνωστή στρατηγική παραγωγικότητας. Δημιουργώντας χρονικά πλαίσια στο πρόγραμμα των εργάσιμων ημερών σας, παίρνετε τη συνειδητή απόφαση να αφιερώσετε ένα «μπλοκ» χρόνου σε μια συγκεκριμένη εργασία. Τα χρονικά μπλοκ συνήθως χωρίζονται σε ενότητες 60 ή 90 λεπτών. Μπορεί να θέλετε να εκτυπώσετε το χρονοδιάγραμμα ή να εκτυπώσετε τον χρωματικό κώδικα των εργασιών σας, καθώς ένα από τα πλεονεκτήματα του χρονικού αποκλεισμού είναι ότι μόλις ολοκληρωθεί, δημιουργεί έναν οπτικό οδηγό για την εργάσιμη ημέρα σας.
6. Περιορίστε τους περισπασμούς. Το να αποσπάται η προσοχή είναι πολύ φυσιολογικό και η εστίαση δεν έρχεται πάντα φυσικά. Ωστόσο, είναι μια ικανότητα που μπορεί να αναπτυχθεί. Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις σας, αλλάξτε το τηλέφωνό σας σε λειτουργία πτήσης ή χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή παραγωγικότητας όπως το Freedom. Η τεχνική Pomodoro χρησιμοποιείται συνήθως για την πρόληψη περισπασμών και την ολοκλήρωση εργασιών. Οι χρήστες ορίζουν ένα χρονόμετρο, αφαιρώντας όλους τους περισπασμούς από την περιοχή τους (μέσα κοινωνικής δικτύωσης, email κ.λπ.) και εργάζονται σε χρονομετρημένα σπριντ των 20-30 λεπτών. Γνωρίζοντας ότι πρέπει να εστιάσετε μόνο για ένα μικρό χρονικό διάστημα είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να εστιάσετε για πιο εκτεταμένες περιόδους.
7. Κάνε πρώτα το πιο δύσκολο πράγμα. Μπορεί να είναι δελεαστικό να αποφύγετε δύσκολες ή χρονοβόρες εργασίες και αντ’ αυτού να επικεντρωθείτε σε γρήγορες νίκες. Ωστόσο, αναλαμβάνοντας πρώτα τα πιο δύσκολα έργα σας, μπορείτε να αυξήσετε το κίνητρο και την εστίασή σας για την υπόλοιπη ημέρα. Σκεφτείτε να δώσετε προτεραιότητα σε αυτές τις μεγαλύτερες εργασίες πρώτα μέσα στην ημέρα ή όταν αισθάνεστε πιο παραγωγικοί.
8. Θέστε όρια. Όπως συζητήσαμε στην ενότητα για την ανάθεση, οι εργαζόμενοι συχνά αναλαμβάνουν εργασία που είναι πέρα από το πεδίο του ρόλου τους. Αν και θεωρείται καλό να είστε ευέλικτοι και να εκμεταλλεύεστε ευκαιρίες για επαγγελματική εξέλιξη, είναι επίσης σημαντικό να θέσετε όρια στον χρόνο σας. Για να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας αποτελεσματικά και να είστε παραγωγικοί, πρέπει να είστε σε θέση να τις ολοκληρώσετε σε εύλογο χρονικό διάστημα. Το να θέτεις όρια σε εμποδίζει να καταπιαστείς.
9. Προσδιορίστε πότε είστε πιο παραγωγικοί. Με την εμφάνιση του Covid και της τηλεργασίας, το παραδοσιακό 9-5 γίνεται όλο και λιγότερο κοινό. Η ευέλικτη και υβριδική εργασία έχει προωθήσει την έννοια της εργασίας με πιο παραγωγικούς τρόπους. Ο καθένας είναι ατομικός. Μερικοί υπάλληλοι δουλεύουν καλύτερα το πρωί, ενώ άλλοι σημειώνουν παραγωγικό βήμα μετά το μεσημεριανό γεύμα. Το να προσδιορίσετε πότε είστε πιο παραγωγικοί και στη συνέχεια να οργανώσετε το καθημερινό σας πρόγραμμα για να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτές τις ώρες αιχμής είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να αυξήσετε την παραγωγικότητα.
Έχουμε συζητήσει μερικές από τις βασικές πτυχές της αύξησης της παραγωγικότητας τόσο στον εργασιακό χώρο όσο και στην καθημερινή μας ζωή. Η εστίαση στο να δοκιμάζει μία από αυτές τις δύο συμβουλές παραγωγικότητας κάθε φορά δίνει τη δυνατότητα σε οποιονδήποτε να αναπτύξει δεξιότητες σε αυτόν τον τομέα, μειώνοντας το άγχος και μεγιστοποιώντας τους επαγγελματικούς και προσωπικούς μας στόχους.